Le règlement intérieur d’une entreprise constitue un pilier fondamental pour établir un cadre de travail clair et sécurisé. Ce document, essentiel à la bonne organisation et au fonctionnement harmonieux de toute structure professionnelle, définit les règles applicables, les droits et les obligations des salariés. Il précise par ailleurs les règles de santé, de sécurité et de discipline. Son contenu, bien que réglementé par le Code du travail, peut varier selon la taille de l’entreprise (les besoins n’étant pas les mêmes), son secteur d’activité et les spécificités propres de l’entreprise. Sa procédure de mise en place reste cependant identique pour toutes les entreprises quelles que soient leurs tailles. Dans ce contexte, comprendre son importance, son contenu, ainsi que ses modalités, est primordial pour toutes les parties prenantes. CoWork RH vous explique tout ce que vous devez savoir sur le règlement intérieur d’une entreprise.
Définition du règlement intérieur
Le règlement intérieur est un document rédigé par l’employeur, soumis à l’avis du Comité Social et Économique, et à l’Inspection du Travail, qui définit les droits et les obligations des salariés au sein de l’entreprise ou de ses établissements. Ce texte cadre notamment les règles d’ordre général, mais également les règles en matière de santé et de sécurité. Il précise par ailleurs l’échelle des sanctions applicables dans l’entreprise.
Points clés :
- Cadre général : horaires de travail, absences, retard…
- Santé et sécurité : mesures, règles et obligations pour protéger les salariés…
- Discipline : nature et échelle des sanctions respectant la proportionnalité et la justification par rapport à l’activité…
- Droits des salariés : rappel sur la défense du salarié en cas de procédure disciplinaire, le harcèlement et la protection des lanceurs d’alerte…
Le règlement doit être juste et proportionné. Il doit contribuer à un milieu de travail respectueux et professionnel, en établissant clairement les règles de fonctionnement de l’entreprise.
Le règlement intérieur d’une entreprise est-il obligatoire ?
La mise en place d’un règlement intérieur est obligatoire pour toutes les entreprises employant au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs. L’effectif sera calculé selon les règles du droit du travail.
En dessous du seuil légal de 50 salariés, l’élaboration d’un règlement intérieur est facultative. Elle reste cependant recommandée afin de clarifier les règles applicables. Si l’employeur décide de l’élaborer, il devra respecter la même réglementation et le même formalisme que les entreprises de plus de 50 salariés.
Il convient par ailleurs de préciser que les notes de services des entreprises, pour avoir la même valeur juridique que le règlement intérieur, doivent respecter le même formalisme que ce dernier (voir ci-après), même si cela reste très peu pratiqué.
| Bon à savoir : Le règlement intérieur d’une entreprise s’applique à l’ensemble des collaborateurs, qu’ils soient embauchés avant ou après la mise en application du texte. Sont donc également soumis les stagiaires, les intérimaires et tous les prestataires extérieurs qui interviennent dans l’entreprise. Ces derniers ont l’obligation de se conformer au règlement intérieur pour ce qui concerne l’hygiène, la sécurité et les règles de fonctionnement générales. En revanche, ils ne sont pas concernés par la nature et l’échelle des sanctions, ni le volet disciplinaire, qui relèvent de leurs employeurs respectifs. |
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de règlement intérieur ?
L’absence d’un règlement intérieur, dans les entreprises où il est obligatoire, peut entraîner des conséquences qui se manifestent principalement de deux façons.
Premièrement, si une entreprise ne dispose pas de règlement intérieur alors qu’elle y est tenue, l’inspecteur du travail peut intervenir pour exiger sa mise en place. L’objectif est d’assurer la conformité de l’entreprise notamment avec les dispositions légales en matière de santé, de sécurité et de discipline. L’intervention de l’inspecteur du travail est un rappel de l’obligation légale et peut conduire à des démarches correctives obligatoires pour l’employeur.
Deuxièmement, en l’absence de règlement intérieur, l’employeur se trouve limité dans ses capacités à appliquer certaines sanctions disciplinaires. En effet, sans ce document, il est impossible d’appliquer une sanction disciplinaire à un salarié (à l’exception du licenciement pour faute), car les règles de conduite et les sanctions encourues n’ont pas été formellement établies et communiquées aux collaborateurs.
Il convient par ailleurs de noter que l’élaboration du règlement intérieur, mais également le non-respect des formalités de mise en œuvre (avis du CSE, transmission à l’Inspection du travail et au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes, et publicité auprès des salariés) entraîne sa non-application dans l’entreprise. En ce sens, un salarié, ou un syndicat, est en mesure de demander la suspension de ce dernier, et donc sa non-application. Cette situation peut s’avérer extrêmement problématique en cas de procédure contentieuse devant le conseil de Prud’hommes.
Dans ce contexte, CoWork RH est votre partenaire.
Nous vous accompagnons dans la rédaction et la mise en place de votre règlement intérieur pour que vous soyez en conformité avec la législation en vigueur. Nous vous aidons à établir un cadre clair et équitable pour vos salariés et à sécuriser les pratiques managériales. Notre accompagnement permet de prévenir les risques juridiques et de promouvoir un environnement de travail sain et respectueux des droits de chacun.
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Quelles sont les clauses du règlement intérieur ?
Le règlement intérieur d’une entreprise doit intégrer plusieurs clauses obligatoires pour être conforme :
- Mesures en matière de santé et de sécurité : application de la réglementation en vigueur, comme l’interdiction de fumer dans les locaux ou le port obligatoire d’équipements de protection individuelle (ÉPI), droit d’alerte et de retrait en cas de danger, consommation d’alcool et de stupéfiants…
- Réquisition des salariés : implication des salariés dans le rétablissement de conditions de travail permettant la protection de la santé et de la sécurité des collaborateurs, lorsque cette dernière était compromise (ex : dysfonctionnement grave d’un organe de sécurité sur une chaîne de montage).
- Règles générales : précision claire des règles de fonctionnement général de l’entreprise comme les horaires de travail, les retards et justification d’absence, les demande d’autorisation d’absence…
- Discipline et procédure disciplinaire : nature et échelle des sanctions applicables par l’employeur (comme la durée d’une mise à pied disciplinaire), détail des étapes à suivre avant toute sanction, y compris la convocation à un entretien préalable et le droit de la défense des salariés lors de toute procédure…
- Lutte contre le harcèlement moral, sexuel et agissements sexistes : mesures à prendre et procédures, et rappel des textes réglementaires afférents.
- Protection des lanceurs d’alerte : dispositions spécifiques pour garantir leur sécurité et leurs droits et rappel des textes réglementaires afférents.
- Entrée en vigueur : le règlement intérieur doit par ailleurs contenir la date de son entrée en vigueur, laquelle sera postérieure à l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
Il est par ailleurs possible, et même conseillé, de rajouter un certain nombre de clauses propres à l’activité de l’entreprise en elle-même. À titre d’exemple, il est possible de citer le respect de la réglementation sociale européenne dans le transport routier de marchandises, ou encore les règles de déontologie dans le domaine médical.
Il n’existe pas de règlement intérieur type : le règlement intérieur doit être adapté à chaque entreprise et à son activité !
| À noter : Certaines clauses sont interdites dans un règlement intérieur. Celui-ci ne doit à ce titre pas inclure des clauses : contraires aux lois, règlements, conventions et accords collectifs applicables ;restreignant indûment les libertés individuelles ou collectives sans justification légitime ou proportionnalité ;discriminatoires, en fonction de critères tels que l’ethnie, la religion, l’état de santé, le handicap ou le sexe. |
Les étapes clés pour rédiger un règlement intérieur
Mettre en place le règlement intérieur d’une entreprise passe par 5 étapes :
- Analyse des besoins de l’entreprise : identifiez les spécificités de votre entreprise qui nécessitent une réglementation.
- Rédaction : élaborez un document clair et précis, en langue française (accompagné de traduction si nécessaire) en conformité avec la loi et les différentes réglementations applicables.
- Consultation des représentants du personnel : le projet de règlement doit être soumis à l’avis du Comité Social et Économique (CSE). Un procès-verbal de réunion devra être rédigé et sera nécessaire préalablement à la transmission à l’Inspection du travail.
- Validation de l’Inspection du travail : soumettez le règlement à l’inspection du travail pour validation.
- Dépôt et publicité : le règlement intérieur doit être déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes et doit être publié dans l’entreprise un mois avant son entrée en vigueur. Il doit notamment être porté à la connaissance des salariés par tous moyens (affichage, intranet…).
Comment procéder à la publication du règlement intérieur ?
La publication du règlement intérieur garantit sa prise en compte par tous les salariés. Après son élaboration, consultation du CSE et validation par l’inspection du travail, le document doit être publié de manière permanente et accessible. Il peut s’agir d’un affichage dans les locaux de l’entreprise ou sur l’intranet s’il est consultable par tous. En cas d’affichage “physique”, il convient de privilégier des endroits stratégiques fréquentés par les collaborateurs, tels que la salle de pause, l’entrée principale ou près des pointeuses.
Il est par ailleurs recommandé de distribuer une copie du règlement intérieur à chaque nouveau salarié lors de son intégration et de l’inclure dans le dossier d’accueil. Vous pouvez également opter pour une diffusion électronique, par exemple via l’envoi d’un mail. Dans tous les cas, vous devez vous assurer que tous vos collaborateurs, y compris ceux en télétravail et les travailleurs extérieurs (intérimaires, prestataires extérieurs…), ont accès au document. Pour vérifier que chaque salarié a bien reçu et pris connaissance du règlement intérieur, sollicitez une confirmation par une signature ou un accusé de réception.
Comment contrôler la conformité et le respect du règlement intérieur ?
Le rôle de l’inspecteur du travail
L’inspecteur du travail a tout d’abord un premier rôle de conseil et de validation du règlement intérieur. Il est en effet tout à fait possible de le solliciter lors de l’élaboration du règlement intérieur et de la rédaction de certaines clauses sensibles (ex : clause liée au contrôle d’alcoolémie et de stupéfiant).
Il aura ensuite le pouvoir de vérifier que les dispositions du règlement sont bien appliquées et respectent la législation en vigueur. Lors de ses visites, l’inspecteur peut demander à consulter le document et vérifier que celui-ci est conforme et correctement publié et accessible à tous les salariés. En cas de non-conformité, il peut exiger des modifications.
L’inspecteur du travail est enfin un interlocuteur privilégié pour les collaborateurs qui souhaitent signaler des incohérences qui pourraient les léser par exemple lors de procédures disciplinaires.
La surveillance par le CSE (Comité Social Économique)
Le CSE veille à ce que les droits des salariés soient respectés et que les règles de sécurité et de santé au travail soient appliquées. Il peut, lors de la consultation sur le projet de règlement intérieur, formuler des observations et des recommandations concernant certaines clauses.
Le CSE est par ailleurs en charge de traiter les réclamations individuelles ou collectives relatives à l’application de ce règlement. Sa participation active permet de créer un environnement de travail sûr et respectueux des droits de chacun.
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Sources :
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1905