Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une législation européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018. Il a pour objectif de renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Pour les services de ressources humaines (RH), cette réglementation impose des obligations strictes en matière de traitement, de stockage et de sécurisation des données personnelles des salariés et des candidats. CoWork RH explore pour vous les différentes facettes du RGPD appliquées aux RH et les mesures nécessaires pour assurer la conformité.
Le RGPD : définition et enjeux
Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est un cadre juridique qui régit la collecte, le traitement, le stockage et l’échange des données personnelles des résidents de l’Union européenne. Il a pour objet de donner aux individus un meilleur contrôle sur leurs données personnelles et d’harmoniser les législations en matière de protection des données à travers l’Europe. Pour les entreprises, le RGPD implique une refonte des pratiques de gestion des données pour garantir leur conformité.
Les enjeux du RGPD sont multiples, notamment en matière de gestion de ressources humaines. Il s’agit de protéger la vie privée des individus, de prévenir les abus liés à l’utilisation des données personnelles et de renforcer la confiance entre les entreprises et leurs collaborateurs ou candidats. Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières lourdes pour une entreprise. Il est opportun de s’y conformer.
CoWork RH est à vos côtés pour vous mettre en conformité RGPD !
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle en RH ?
En matière de ressources humaines, une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela inclut des informations telles que le nom, l’adresse, les coordonnées, les données de paie, les informations sur la santé, les évaluations de performance et bien d’autres encore.
Ces données sont souvent collectées à différents stades du cycle de vie d’un collaborateur, depuis le recrutement jusqu’à la cessation de l’emploi. Par conséquent, les RH doivent veiller à traiter ces informations de manière conforme et sécurisée tout au long de leur conservation.
Quelles sont les obligations en matière de protection des données pour les RH ?
Les départements RH doivent se conformer à plusieurs obligations sous le RGPD pour garantir la protection des données personnelles.
Stocker et sécuriser les données
Les données personnelles doivent être stockées de manière sécurisée pour prévenir les accès non autorisés, les pertes ou les fuites de données. Plusieurs solutions sont possibles :
- l’utilisation de systèmes de gestion de bases de données sécurisés ;
- la mise en place de contrôles d’accès stricts ;
- la formation des salariés sur les meilleures pratiques en matière de sécurité des données.
Les entreprises doivent également mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées, telles que le chiffrement des données et la pseudonymisation, pour minimiser les risques de violation de données.
Mettre en conformité les processus RH
La mise en conformité des processus RH avec le RGPD nécessite une revue complète et une révision des politiques et procédures existantes. Les entreprises doivent s’assurer que les processus de collecte, de traitement et de stockage des données sont transparents et que les collaborateurs sont informés de la manière dont leurs données sont utilisées.
Cela inclut également la mise en place de processus pour obtenir le consentement explicite des salariés lorsque cela est nécessaire, et la tenue de registres de traitement des données pour démontrer la conformité avec le RGPD.
Quels sont les droits des salariés et des candidats sous le RGPD ?
Le RGPD accorde plusieurs droits aux salariés et aux candidats en ce qui concerne leurs données personnelles.
- Droit d’accès : les individus ont le droit de savoir quelles données personnelles sont collectées à leur sujet, comment elles sont traitées, et à quelles fins.
- Droit de rectification : les individus peuvent demander la correction de leurs données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
- Droit à l’effacement : aussi connu sous le nom de « droit à l’oubli », ce droit permet aux individus de demander la suppression de leurs données personnelles dans certaines circonstances.
- Droit à la limitation du traitement : les individus peuvent demander la limitation du traitement de leurs données dans certaines conditions.
- Droit à la portabilité des données : ce droit permet aux individus de recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transférer à un autre responsable de traitement.
- Droit d’opposition : les individus peuvent s’opposer au traitement de leurs données personnelles dans certaines situations.
Quels sont les outils pour faciliter la conformité RGPD en RH ?
Pour aider les services RH à se conformer au RGPD, plusieurs outils et solutions peuvent être mis en place.
- Systèmes de gestion des données : des logiciels spécialisés peuvent aider à gérer les données personnelles de manière conforme au RGPD, en facilitant le suivi des consentements, la gestion des demandes des individus et la sécurisation des données.
- Audits de conformité : réaliser des audits réguliers pour s’assurer que les pratiques RH sont conformes aux exigences du RGPD.
- Formations et sensibilisation : former les collaborateurs sur les principes du RGPD et les meilleures pratiques en matière de protection des données personnelles.
- Politiques et procédures : mettre en place des politiques claires et des procédures documentées pour le traitement des données personnelles, y compris des protocoles de réponse en cas de violation de données.
- Outils de sécurité : utiliser des solutions de sécurité telles que le chiffrement des données, des pare-feux et des systèmes de détection des intrusions pour protéger les données personnelles.
La mise en conformité avec le RGPD est essentielle pour les services RH. Appliquer les obligations réglementaires pour une entreprise, c’est protéger efficacement les données personnelles de ses collaborateurs et candidats, et aussi, éviter des sanctions.
Besoin de savoir si vous êtes en conformité avec les normes RGPD au sein de votre entreprise ? CoWork RH est là pour vous !